وبموجب المذكرة، يقتضي بكل من تقدم بطلب أو شكوى أو مراجعة من القطاع الخاص لدى الوحدات الادارية و/أو الاقليمية المختصة في المديرية العامة، تسجيل عناوينه في الطلب، تحت طائلة عدم إعطاء المعاملة مجراها القانوني، في حال المخالفة. وبالنسبة إلى المعاملات الواردة بالبريد العادي أو المضمون، فتسجل وفق الأصول وتحال على الوحدة المختصة.